Hai organizzato tutto per settimane, le tue campagne hanno portato i risultati sperati, i biglietti su Eventbrite sono esauriti e il buffet che hai organizzato può fare invidia a un catering di nozze…bravo, ora puoi metterti comodo!
Eh no!
Quando organizzi un evento (per te o per un tuo cliente) è importante assicurarsi di non abbandonarlo a se stesso, ma anzi cavalcare l’onda per creare ancora più engagement sui tuoi canali social.
Gli eventi sono un potente mezzo di comunicazione per le aziende e, se integrati correttamente all’interno di una strategia social, possono regalare grandi soddisfazioni.
I motivi principali per non perdere questa occasione sono due:
- Puoi permettere anche a chi non è fisicamente presente di seguire da remoto l’evento, condividendo foto e video, riportando le frasi più d’effetto degli interventi e postando piccoli riassunti di ciò che viene detto durante il workshop.
- Con chi invece è in sala puoi instaurare un ulteriore coinvolgimento condividendo menzioni, hashtag dedicati e interagendo con i contenuti creati live dagli utenti.
Ma come organizzarsi per affrontare al meglio una copertura live social? Ecco alcuni step:
1) Valuta in primis la portata dell’evento, per capire se sarai in grado di gestirlo in autonomia o se avrai bisogno di un collega di fiducia che ti copra le spalle.
2) Rifletti su quali sono le piattaforme più corrette per comunicare il tuo evento (Twitter? Facebook? Instagram Stories? Periscope?).
3) Scegli un hashtag unico e facile da ricordare e diffondilo prima ma, soprattutto, DURANTE l’evento, così da risalire facilmente a post e tweet dei presenti. Come? Puoi proiettarlo con delle slide, farlo ricordare da chi prende la parola al microfono, incollarlo a dei gadget che eventualmente distribuirai. Piccola chicca: alcuni lo scelgono anche come password wifi!
4) Assicurati di esserti loggato o avere con te username e password, di tutti i profili social dove vuoi comunicare l’evento. Può sembrare banale ma in passato mi è già capitato di dover seguire più clienti durante lo stesso evento ed essermi persa per strada alcune credenziali.
5) Informati bene sulla natura dell’evento, sugli argomenti che verranno trattati, e sugli ospiti che interverranno, così da preparare una lista dei loro username social per poterli taggare velocemente sui loro canali (ed essere sicuro di non incappare in omonimie…e figuracce).
6) Interagisci con i contenuti creati dagli utenti, metti like, ringrazia, seguili e condividi, così da creare una relazione più forte con il pubblico in sala. Puoi anche considerare di creare un social media wall dove proiettare i contenuti più belli che i partecipanti stanno condividendo per invogliare altri a partecipare. Alcuni dei tool più famosi sono Walls.io o Taggbox.
7) Sai già che ci saranno dei momenti clou? Metti in bozza dei copy già pronti così da non dover perdere tempo per trovare cosa sia più o meno corretto scrivere.
8) Se prevedi di fare video in diretta, assicurati di avere una buona connessione onde evitare frame pixellati e, di conseguenza, reazioni poco piacevoli. Puoi testare il wifi del posto oppure organizzarti con una web pocket. In caso contrario, è preferibile una lieve differita ma postare un video di qualità.
9) Preparati agli imprevisti! Sembra un controsenso, lo so, però non è raro che la batteria del computer, o del tuo smartphone, si scarichi più velocemente del previsto o che non ci siano più prese di corrente libere per caricare i tuoi strumenti. Powerbank e simili ti possono letteralmente salvare da un flop.
10) A evento concluso, crea un album con le foto dell’evento (valuta anche dei backstage!), racconta com’è andata e mantieni alto l’interesse anche nei giorni a seguire. Se vuoi azzardare, puoi anche chiedere ai relatori di rendersi disponibili per altre 24h per una sessione di Q&A, magari aprendo un gruppo Facebook dedicato.
Tutto chiaro? Bene, ora sei pronto per il tuo live posting selvaggio, sicuro di aver lasciato poco spazio all’improvvisazione!
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